کارگزار
روابط عمومي ، زماني که شما تجارت خودتان را آغاز کرديد و آماده ايد تا به
جهان يا همسايگان خود را نشان دهيد وقت آن است که روابط عمومي را به فهرست
مهارت هاي کارآفريني خود بيفزاييد. درک نقش روابط عمومي و مسايل مربوط به
آن از عوامل ضروري موفقيت است.
روابط عمومي در واقع روابط بين انسان هاست و يک جنبه انتقادي در پيشرفت
تجارت شما محسوب مي شود. اين در واقع تصوير هر روزه شماست که با هر کسي
مواجه مي شويد. اين در رابطه با شما و شرکت شمااست که بر اساس نظم خاصي به
نيرويي در انظار عمومي تبديل مي شود.
روابط عمومي که بر عهده خود شماست مي تواند عامل اساسي در پيشرفت تجارت
شما محسوب شود و کمک تان کند بدون متحمل شدن هزينه گزاف خود را به ديگران
بشناسانيد.
پيشرفت در رقابت و حرفه تان شامل 7 مرحله اساسي مي باشد:
مرحله اول:
شامل اين است که دريابيد شما چه کسي هستيد، چه کاري انجام مي دهيد و چگونه
اين را به جالب ترين و کوتاه ترين روش ممکن بيان مي کنيد. ممکن است موقعيت
هايي نظير شبکه سازي وجود داشته باشد جايي که شما فقط 30 ثانيه وقت داريد
تا خودتان را معرفي کنيد. تا آن جايي که لازم است وقت صرف تمرين براي
معرفي خود کنيد تا اين که از شيوه مثبت، قوي و مطمئن پيروي کنيد.
اگر در رابطه با چيزي که بايد پيشنهاد دهيد اطمينان داشته باشيد اين
اطمينان در دست دادن، طرز نگاه و تن صدايتان (حتي در ارتباط تلفني) ديده
مي شود. به همين نسبت کيفيت و تصوير از هر مطلبي که شما به صورت اعلاميه،
نامه و کارت تجارت ارايه مي کنيد مهم است چرا که به خاطر داشته باشيد که
موفقيت مي آورد و اولين تاثيرات عمده آن اين است که در رابطه با شما و
تجارت تان بسيار صحبت خواهد شد.
اکنون که شما موثرترين پيام ممکن را اشاعه داده ايد، مرحله دوم اين است که فاکتور اوه اه (ooh- ahh)
را تعيين کنيد. چيزي که در رابطه با شما، محصولات تان و يا شرکت تان است و
سبب مي شود تا مردم به «اوه اه» - به من بيشتر بگو - رجوع کنند.
اين مهم است که متوجه شويد که چرا شما از ديدگاه رسانه هاي گروهي خبرساز
شده ايد؟ چگونه محصولات شما به مردم کمک مي کند و يا خدمت شما چه ارزش و
سودي ارايه مي دهد؟ به محض اين که شما با فاکتور اوه اه (ooh- ahh)
آشنا شويد مي توانيد شروع به خلق مطالبي کنيد که منجر شود تا موضوع شما در
رسانه هاي گروهي خاصي که شما آرزوي جلب توجه آن را داشته باشيد چاپ شود و
اين راهنمايي مي کند تا به مرحله سوم برسيم که براي مشخص کردن
شنوندگان و بينندگان شما و به وجود آوردن فهرست رسانه هاي گروهي است.
فهرست شما حتما بايد به وسيله نوع محصول و سرويس دهي تعيين شود. اين که
آيا شما يک شرکت محلي، ملي يا بين المللي هستيد؟ و در چه بازارهايي براي
رشد خود تاکيد مي ورزيد؟ اگر شما يک شرکت محلي باشيد سعي مي کنيد بر روي
رسانه هاي محلي متمرکز شويد. از طرفي ديگر، اگر رشد ملي را دنبال مي کنيد
شما بيشتر مايليد تا به بررسي روزنامه هاي مهم ديگري از قبيل روزنامه وال
استريت ژورنال، انتشارات کارآفريني از قبيل فورچون، يا INC يا
مجلات ويژه اي از قبيل خانه داري خوب يا سلامت بشر بپردازيد. مجلات مربوط
به فروش و تجارت منبع خوب ديگري براي حرفه و تخصص تان مي باشد. همچنين
منابعي نيز براي تهيه فهرست رسانه هاي گروهي از قبيل بيکن در شيکاگو و United way وجود دارد. اين مهم است تا با همه رسانه هاي گروهي که شما با آن ها در ارتباطيد آشنا شويد.
در مرحله چهارم وقت
آن مي رسد تا مطلب مطبوعاتي را به طور ساده در يک صفحه و در 3 تا 4
پاراگراف بياوريم که مطلب شما را به روشني بيان مي کند و اين مهم بايد خوب
انجام پذيرد تا بتوانيم به سرعت توجه رسانه هاي گروهي را جلب کنيم.
پاراگراف اول حاوي عناصر خبري مانند چه کسي، چه چيزي، کي، کجا، چرا و
چگونه شروع شده و در پايان پاراگراف اول با عبارت «براي کسب اطلاعات بيشتر
با ... تماس بگيريد» همراه است. تکنيک هاي جلب توجه شامل دادن آماري است
که نشان مي دهد که شنوندگان و خوانندگان آن ها به اين اطلاعات نياز دارند
که موجب ارتباط آن ها با حوادث اخير يا اخبار تجاري مي باشد.
پاراگراف دوم ممکن است شامل اين باشد که زندگي نامه اي را به صورت سريعي
بگويد و يا شامل اطلاعات اضافي باشد. پاراگراف سوم شامل نقل قولي از
بهترين منبعي که مي توانيد پيدا کنيد مي باشد. هميشه بهتر است به منظور
ستودن خود از گفته هاي شخص ديگري استفاده کنيد. بعضي اوقات نشريات فقط از
پاراگراف اول استفاده مي کنند بنابراين بايد شامل تمام اطلاعات مناسب باشد.
مطالب مطبوعاتي بايد در بالاي صفحه نوشته شود. در قسمت بالاي ستون سمت چپ
بايد «براي منتشر کردن فوري» نوشته شود. در قسمت فوقاني سمت راست بايد
اطلاعات در رابطه با تماس نگاشته شده باشد و نام و شماره تلفن روزنامه
نگار شما «يا خود شما» در آن جا ذکر شود. قطعا مطمئن باشيد که صددرصد از
لحاظ دستور زبان، ... ، تلفظ، هجي کردن و اسم ها صحيح ... است.
مرحله 5 شامل
خلق ابزار کار رسانه گروهي است که حاوي يک نسخه از مطالب مطبوعاتي علاوه
بر اطلاعات ديگر مي باشد. اين به منظور به وجود آوردن علاقه براي مطبوعات
به کار مي رود تا رسانه ها يک مطلب کامل بسازند و يا شما را در صحنه
تلويزيون يا راديو نشان دهند. مهم است تا بدانيد که هر کدام از انواع
رسانه هاي گروهي نيازها و خوانندگان و بينندگان ويژه خودش را دارد. واضح
است که تهيه کنندگان تلويزيون از شگرد ابتکاري تصويري جهت جلب توجه
مخاطبان استفاده کنند و بنابراين شما بايد از تصاوير واضح و تصاويري که به
راحتي قابل توليد مي باشد استفاده کنيد.
راديو
بيشتر علاقه مند است تا با استفاده از شگرد ابتکاري لفظي به بيان مطالب
شما بپردازد. همان طور که شما در آغاز رقابت روابط عمومي تان بر روي پيام
کوتاه مدت خود کار کرده ايد حالا نيازمنديد تا بر روي بهره برداري بهينه
از تصوير کار کنيد. چه طور مطالب خودتان رابه بهترين نحو ممکن بيان مي
کنيد؟ تا هر بيننده اي بتواند خودش را جاي شما بگذارد و به وسيله آن
شناخته شوند و آن را در زندگي شخصي خودشان به کار گيرند؟ اين امر همچنين
بايد جالب باشد و براي خوانندگان و بينندگان سود و ارزشي فراهم آورد.
همچنين بايد بروشوري از سابقه شرکت به...همه گزارش هاي که با قلم شما
نوشته شده و هرگونه مطالب ديگري در رابطه با روابط عمومي باشد براي معرفي
خود تهيه کنيد.
جلب توجه امير ضروري است. اين مهم نيازمند انتخاب دقيق رنگ هاي جذاب براي
پوشه علاوه بر محتواي آن مي باشد. کيفيت بسيار مهم بوده، بنابراين نبايد
آن را دست کم گرفت. بايد توجه داشته باشيد که بايد داراي جلدي برجسته بوده
و يا از برچسب آرم استفاده شود. يک پوشه با ضميمه بيزنس کارت انتخاب کنيد
و متني واضح که به راحتي قابل خواندن باشد و همچنين کيفيت کاغذ را انتخاب
کنيد.
حالا که ابزار کار را جمع کرديد زمان آن است تا به مرحله ششم
وارد شويد. از قرار معلوم شما فهرست رسانه هاي گروهي را تهيه کرده ايد.
اکنون به بحراني ترين قسمت آمده ايد. آن را ... پيگيري کنيد، پيگيري کنيد،
پيگيري کنيد. چرا که ممکن است تلفن زنگ نزند. اين بستگي به شما دارد که
تماس بگيريد. با گفتن «سلام، اسم من...» آغاز کنيد و صحبت خودتان را در
عرض 10 ثانيه شروع کنيد. شگرد ابتکاري خود را به خاطر داشته باشيد و آن را
در 30 ثانيه و يا کمتر بيان کنيد چرا که شما خبرساز هستيد. قاعده عملي
مناسب در تماس هاي follow up براي شرکت هاي ملي،
مدت يک هفته و براي شرکت هاي محلي 3 تا 4 روز و يا يک يا دو روز براي
ايميل زدن مي باشد. ممکن است شما بخواهيد يک خلاصه يک صفحه اي بنويسيد
تاوقتي که تماس مي گيريد از آن به عنوان راهنما استفاده کنيد. اين نوشته
بايد شامل اين باشد که شما که هستيد، چرا خبرساز شده ايد و چه طور محصول و
خدمت شما به مردم سود و منفعت مي رساند؟ مرحله هفتم شامل هفت مورد
تذکر زير مي باشد که به شما کمک مي کند تا در 365 روز سال تبليغ موثري
بيافرينيد. اگر نکات زير را دنبال کنيد در جلب توجه رسانه هاي گروهي موفق
عمل خواهيد کرد:
· هر چند دفعه که ممکن است تماس هاي خصوصي برقرار کنيد.
· همواره بيزنس کارت و اسناد و مطالب را به همراه خود داشته باشيد.
· بدانيد که چه چيز خاصي در مورد شما وجود دارد که براي رسانه ها مهم است و شما از رسانه هاي گروهي چه استفاده اي مي کنيد.
· آن
رسانه اي که شما با آن صحبت مي کنيد را بشناسيد. هميشه قبل از اين که به
اين کار بپردازيد برنامه اي را از سوي آن رسانه ببينيد يا بشنويد.
· براي مصاحبه آماده باشيد. ممکن است قبل از اين که شما با آن ها تماس بگيريد آن ها با شما تماس بگيرند.
· تصوير خودتان را ثابت نگه داريد و مطمئن باشيد که تمام مطلب شما منعکس کننده تصويري است که شما مي خواهيد به تصوير بکشيد.
· در فعاليت هاي اجتماعي و شهري شرکت داشته باشيد و به ديگران کمک کنيد تا با استفاده از شبکه، تجارتي را آغاز کنند.
کلیه حقوق تحت مجوز