داده از نوع Yes/No (بلي/خير): فيلدي كه از نوع Yes/No تعريف مي شود به ازاي Yes عدد 1- و به ازاي No عدد 0 را دارا مي شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذكور مي توانيد بسته به دليل استفاده از فيلد, يكي از سه حالت Yes/No, True/False (درست يا غلط) يا On/Off (روشن و خاموش) را به كار ببريد. از موارد استفاده از اين نوع داده مي توان به متاهل بودن اشاره كرد كه مي تواند يا بله يا خير را دربرگيرد. فيلد داده از نوع شي OLE: OLE مخفف Object Linking an_d Embedding (اتصال و نشاندن شي) است. اگر برنامه ديگري تحت ويندوز از OLE پشتيباني كند يعني بتواند شي قابل انتقال به برنامه ديگري را ايجاد كند آنگاه فيلد شي OLE در اكسس نيز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فيلدهاي OLE براي نگهداري اشيايي از قبيل عكس, تصاوير ويديوئي و صدا مناسب است. (همانطور كه ملاحظه مي كنيد, پايگاه داده اكسس علاوه بر داده هاي عددي و متني مي تواند انواع متنوع ديگري از داده ها را نيز نگه دارد.) وقتي كه فيلدي از نوع OLE را در جدول قرار مي دهيد, مي توانيد علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودي, تصوير آن را نيز به شكل يك شي OLE در درون فيلد OLE قرار دهد. به اين ترتيب هنگامي كه ركورد را نمايش مي دهيد, اكسس داده هاي ركورد را همراه با تصوير نمايش مي دهد. براي نگهداري فيلدهاي از نوع OLE در پايگاه داده اكسس به نرم افزاهاي كمكي از قبيل برنامه هاي گرافيكي و يا صفه گسترده نياز داريد.
 داده از نوع Hyperlink (ابرمتن): اين نوع فيلد براي نگهداري ابرمتنها بكار مي روند. اگر تا حالا تجربه كار كردن با برنامه هاي طراحي صفحات وب يا كاركردن با كدهاي HTML را داشته باشيد منظور از ابرمتنها را به خوبي مي دانيد. ابرمتنها در واقع لينكهاي اينترنتي هستند كه ما را به صفحات مختلف در اينترنت هدايت مي كنند مثلا ما اگر لينكي به صورت http://www.yahoo.com داشته باشيم و برروي آن كليك كنيد ما را به صفحه ياهو خواهد برد و در واقع اين نوع فيلد از انواع فيلدهايي است كه به ندرت مجبور به استفاده از آن مي شويم. عملكرد آنها درست مانند فيلو از نوع متن مي باشد با اين تفاوت كه در اينجا هر متني را كه براي نگهداري تايپ كنيم در واقع آن لينكي از به يك صفحه اينترنتي. از موارد استفاده از اين فيلد مي توان به نگهداري آدرسهاي اينترنتي مرتبط با شركت اشاره كرد. داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر): هنگامي كه فيلدي از نوع Lookup Wizard ايجاد مي كنيد, اكسس با بكار گرفتن جادوگري به آن امكان مي دهد تا بجاي يك مقدار, فهرستي از مقادير را نگهدارد. اين فيلد مي تواند فهرستي از مقادير را از يك جدول يا بازجست و يا فهرستي از مقادير ثابتي كه در هنگام ايجاد فيلد تعريف كرده ايد,( براي فهرستهايي كه مقادير ثابتي دارند) باشد. فرض كنيد كه شركتي به پنج كشور كالا مي فروشد. هنگام طراحي پايگاه داده مي توانيد با بكار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتي از اسامي كشورها بسازيد كه در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود. هنگام كه كاربر بخواهد كشوري را انتخاب كند به جاي تايپ نام كشور براي هر ركورد فقط بايد از فهرست ثابت انتخاب كند. حال شما قادر به شناسايي انواع داده هاي موجود در اكسس مي باشيد و با نوع عملكرد آنها آشنا هستيد و تا حدودي قار به ايجاد جدول هستيد ولي يك نكته در اينجا باقي مانده و آن خصوصيت انواع فيلدها مي باشد كه موضوع درس آينده ما را تشكيل مي دهد كه موضوعي جالب مي باشد . خصوصيات فيلدها اگر به خاطر داشته باشيد در دروس قبلي شروع به طراحي پايگاه داده هاي خود كرديم و در مورد پنجره Design View كه ما را در طراحي جداول ياري مي كند به طور مفصل صحبت شد. همچنين در درس قبل در مورد انواع داده هايي كه از طرف اكسس پشتيباني مي شود و شما مي توانيد از آنها در ايجاد جداول خود كمك بگيريد بحث كرديم. حال كه ما با انواع داده ها آشنا شديم وقت آن رسيده است كه به تنظيم خصوصيات اين داده ها بپردازيم و اين همان موضوعي است كه در اين درس به آن پرداخته شده است. تعريف خواص فيلد: به محض آنكه شما نوع داده را از ليست قسمت Data Type انتخاب كرديد در پايين همان پنجره قسمتي كه به Field Properties مشهور است در پايين گوشه چپ نمايان مي شود كه در اين پنجره كوچك كه داراي دو شاخص General و Lookup مي باشد ما اقدام به تنظيم خواص فيلد مي كنيم. بسياري از فيلدهاي خواص فيلد, اختياري است. برخي از فيلدها به هيچ فيلد خاصه اي نياز ندارند حال آنكه برخي ديگر از فيلدها به چندين فيلد خاصه نياز دارند. شما مي توانيد در شكل 101 در زير پنجره خواص فيلد براي يك فيلد متني را مشاهده كنيد. هر فيلدي كه داراي نوع خاصي است همچنين داراي خصوصيات مربوط به خود مي باشد كه با خصوصيات ديگر فيلدها متفاوت مي باشدمثلا در شكل بالا ما از ليست باز شده Text را كه فيلد متني ايجاد مي كند را انتخاب كرديم اگر به جاي آن يك نوع ديگر فيلد مانند Number (اعداد) را انتخاب مي كرديم خصوصيات فيلد ما كه در پايين پنجره مشخص است متفاوت از اين شكل مي شد يعني فيلد متني خصوصيات مربوط به خود را دارد و فيلد اعداد خصوصيات متمايز از فيلد متني اين موضوع در مورد انواع ديگر داده نيز صدق مي كند. همانطور كه براي فيلد خود نوع داده اي را انتخاب كرديم مانند Text بايد براي آن خصوصيات مخصوص به خود را نيز ذكر كنيم. براي اين كار مي توانيم بر روي كادرهاي موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد كنيم كه در طول اين درس ما با نحوه عملكرد كادرهاي خصوصيات فيلد آشنا خواهيم شد. بخش Field properties (خصوصيات فيلد) خاصه هايي از قبيل اندازه فيلد, شكل نمايش و تعداد اعشار را مشخص مي كند. هر نوع فيلد داده, مجموعه فيلدهاي خاصه خودش را دارد. در زير به ترتيب به معرفي خاصه هاي مختلف هريك از انواع داده مي پردازيم. خواص فيلد متني: در زير هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Text را تشريح كرده ام:

Field Size(اندازه فيلد): حداكثر طول داده اي را كه در فيلد قابل نگهداري است تعيين مي كند مثلا اگر ما بخواهيم كه كاربر در فيلد نام بيش از 15 كاراكتر قرار ندهد مي توانيم با تنظيم اين خصوصيت روي 15 بيش از اين مقدار را قبول نكنيم.
&nbspFormat(شكل): شكلي را كه اكسس براي نمايش داده فيلد بكار مي برد تعيين مي كند. مثلا ما مي توانيم در اين قسمت تعيين كنيم كه حرف اول فيلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود.
&nbspInput Mask(قالب ورودي): نحوه ورود داده به فيلد را تعيين مي كنيم مثلا اگر ما كد كارگري به شكل 2225-2 داشته باشيم مي توانيم تعيين كنيم كه كاربر به هنگام وارد كردن كد در اين قسمت حتما بايد در دومين كاراكتر خط فاصله قرار دهد.
Caption(عنوان): پيامي است كه در هنگام انتخاب فيلد در حالت نمايش Datasheet در ميله وضعيت نمايش داده مي شود. Value Default(مقدار پيش فرض):مقداري است كه كاربر همواره در فيلد مشاهده مي كند مگر آنكه آن را تغيير دهد مثلا در فيلد جنسيت مي توان نام مرد را همواره براي كاربر نشان داد و اگر كاربر مايل باشد مي تواند آن را تغيير دهد و يا آنرا به صورت پيش فرض قبول كند.
Validation Rule(قاعده مقبوليت): مقاديري كه كاربر در فيلد وارد مي كند را محدود مي سازد (در اين مورد در دروس آتي بيشتر صحبت مي كنيم) Validation text(متن مقبوليت):پيام خطايي است كه در صورتيكه كاربر اقدام به ورود مقداري كند كه قاعده مقبوليت را نقض كند نمايش داده مي شود.
Required(ضرورت):مشخص مي كند كه آيا كاربر مي تواند در هنگام ورود داده در جدول اين فيلد را خالي رد كند يا حتما بايد مقداري در آن وارد كند مثلا اگر كاربر فيلد كه كليد اصلي مي باشد خالي رد كند برنامه با مشكل روبرو مي شود. Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص مي كند كه آيا متني با طول صفر در فيلد قابل قبول است يا نه. Indexed(نياز به ايجاد انديكس):مشخص مي كند كه آيا فيلد به انديكس نياز دارد يا نه. فيلد انديكس مرتب كردن و جستجو را تسريع مي كند. Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد): در اين قسمت تعيين مي كنيم كه مايليم فيلد ما با استفاده از سيستم Unicode فشرده سازي شود كه اين گزينه براي قابليت فارسي نويسي در اكسس مفيد مي باشد.(در مورد سيستم Unicode مي توانيد به دروس HTML در همين سايت مراجعه كنيد).

توجه: هنگامي كه خاصه اندازه فيلد را معين مي كنيد, آنرا بزرگتر از آنچه واقعا نياز داريد قرار ندهيد. اكسس فضاي تخصيص يافته را بر مبناي اين مقدار تعيين مي كند, صرفنظر از اينكه طول به كار گرفته شود يا خير. در صورت بزرگتر گرفتن آن , فضاي ديسك بيهوده اشغال مي شود. فيلدهاي Format(شكل) و Input Mask(قالب ورودي) پيچيده ترين خاصه هاي هر فيلد هستند. به عبارت ديگر, هنگامي كه نحوه نمايش و ورود داده با استفاده از اين خاصه ها را ياد مي گيريد چنان است كه گويي زبان جديدي را فرامي گيريد. اينكه اكسس چگونه داده هاي وارد شده در فيلد را نمايش دهد, توسط فيلد خاصه Format تعيين مي شود و خاصه Input Mask چگونگي ورود داده در فيلد را تعيين مي كند. در زير مقاديري را كه شما مي توانيد در فيلد خصوصيت شكل Format وارد كنيد تشريح شده اند كه به وسيله آنها مي توانيد نحوه نمايش داده ها را تعيين كنيد:

> ! : برخلاف پيش فرض تراز از سمت راست, داده هاي درون فيلد را تراز به سمت چپ مي كند. * : در اين مكان از فيلد كاراكتري بايد قرار گيرد. & : در اين مكان از فيلد وجود كاراكتر دلخواه است. (الزامي نيست) < : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف كوچك تبديل مي شود. > : در اين مكان از فيلد كاراكتر به حروف بزرگتر تبديل مي شود. \ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر گيرد, آنرا بعنوان كد شكل در نظر مي گيرد. (براي نمايش * مفيد است, در غير اينصورت اكسس ستاره به عنوان كاراكتر علامت محل فيلد در نظر مي گيرد.)

 مثال: بنابراين اگر خاصه format فيلدي را &>&&&&& تعيين كنيد و نخستين ركورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اكسس آنرا به lw3dP2 تبديل مي كند (كاراكتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان مي دهد). در زير هم به معرفي مقاديري كه شما مي توانيد در خاصه Input Mask قرار دهيد ذكر شده اند:

> 0 : در اين مكان از فيلد عدد بايد باشد. 9 : در اين مكان از فيلد عدد يا فاصله بايد باشد. # : در اين مكان از فيلد عدد, علامت مثبت, علامت منفي يا فاصله مي تواند قرار گيرد. 1 : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف الفبايي باشد. ؟ : در اين مكان از فيلد هر حرف الفبايي به دلخواه مي تواند باشد. A : در اين مكان از فيلد بايد يك حرف يا يك عدد باشد. a : در اين مكان از فيلد به دلخواه يك حرف يا عدد مي تواند قرار گيرد. & : در اين مكان از فيلد بايد يك كاراكتر يا فاصله قرار گيرد. c : در اين مكان از فيلد يك كاراكتر دلخواه قرار مي گيرد. > : كاراكتر در اين محل به حرف بزرگ تبديل مي شود. < : كاراكتر در اين محل به حرف كوچك نبديل مي شود. ! : باعث مي شود تا كاراكترهاي ورودي در فيلد به جاي آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند. \ : بجاي اينكه كاراكتر بعدي را حرفي در نظر بگيرد آنرا به عنوان كد شكل در نظر مي گيرد (براي نمايش كاراكترهاي مانند * و ! مناسب است.)

مثال: بنابراين اگر خصوصيت شكل فيلدي را 0000-000(9999) تعريف كنيد اكسس كاربر را مجبور خواهد كرد تا شماره تلفن را به شكل ده رقمي وارد كند.
خواص فيلد Memo: داده از نوع Memo (يادداشت) مقادير خاصه هاي فيلد زير را نيز داراست, كه تمامي آنها در بالا بخش مربوط به فيلد Text تشريح شدند پس فقط به ذكر آنها بسنده كرده و آنها را توضيح نمي دهيم: Format (شكل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پيش فرض), Validation Rule(قاعده مقبوليت), Validation Text(متن مقبوليت), Required(لازم بودن), Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازي يونيكد). به عبارت ديگر اگر فيلدي از نوع Memo داشته باشيد مي توانيد درست مشابه فيلد متن شكل, عنوان و ساير خصوصيات آنرا را تعريف كنيد. خواص فيلد عددي: در زير مقادير خاصه هاي فيلد از نوع Number تشريح شده است( به خاطر تكرار نكردن آنچه قبلا ذكر شد آنهايي كه مشابه فيلد از نوع Text مي باشند ذكر نشده اند تا فقط موارد جديد به اطلاع شما برسند):

Field Size(اندازه فيلد):اگر فيلدي از نوع عدد داشته باشيد و بخواهيم اندازه فيلد را در خصوصيات آنرا تعريف كنيد شما مي توانيد از ليست موجود در اين قسمت يكي را انتخاب كنيد كه هر كدام را عناصر ليست را با نوع كاربرد آنرا ذكر مي كنيم: Byte(براي نگهداري يك عدد كوچك بين 0 تا 255), Integer(يك عدد بزرگتر تا 32767), Long Integer(يك عدد باز هم بزرگتر تا 2/1 ميليون), Single(عدد اعشاري), Double(عدد اعشاري با دقت زياد), Replication ID( يك مقدار عدد شناسائي انعكاسي براي هماهنگ كردن چندين جدول پايگاه داده), Decimal(براي اعدادبر مبناي دسيمال).
&nbspFormat(شكل): در اين بخش از خصوصيات هم بايد يكي از موارد موجود در ليست را انتخاب كنيد كه به ذكر آنها بسنده مي كنيم: General Number(براي مقادير معمولي), Currency(براي مقادير پولي), Euro(براي مقاديري با واحد پول يورو), Fixed(همواره بايد يك رقم اعشار داشته باشد), Stan_dard(كه در اعداد بزرگ ويرگول نشان مي دهد), Percent(براي نمايش ارقام درصدي همراه با علامت درصد),Scientific(براي نمايش ارقام علمي).
Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاري كه براي يك مقدار نشان داده مي شود.
ديگر موارد موجود در خصوصيات فيلد از نوع عدد تكراري بوده و انها را مي توانيد مانند فيلد از نوع متن تنظيم كنيد. اگر داده اي كه در فيلد وارد مي كنيد بزرگتر از نوع داده انتخابي باشد, اكسس پيام خطايي مبني بر وجود مشكل را نمايش مي دهد.
خواص فيلد تاريخ/زمان: در زير به تشريح هر يك از مقادير خاصه هاي فيلد تاريخ/زمان مي پردازيم توجه كنيد كه از ذكر موارد تكراري اجتناب شده است.

Format(شكل): در اين بخش از خصوصيات بايد از ليست موجود يكي را به دلخواه و نحوه عملكرد برنامه انتخاب كنيد:Long Data(براي نشان داده تاريخ به شكل بلند كه در آن نام ماه ذكر شده است), Medium Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل 82-مرداد-20), Short Data(براي نشان دادن تاريخ به شكل معمول و كوچك), Long Time
&nbspMedium Time:(براي نشان داده زمان به شكل 3:12 عصر ),
Short Time(براي نشان دادن زمان به صورت 3:12).

 ديگر موارد و خصوصيات موجود در اين نوع داده مانند داده از نوع Text مي باشد. توجه: اگر هيچ يك از اشكال دقيقا آنچه لازم داريد نبود, مي توانيد شكل مورد نظر خود را, با كاراكترهاي خاص بسازيد كه اين مبحث يك مبحث طولاني مي باشد در برنامه ما نمي گنجد شما مي تواند براي اينكار از Help بهره بگيريد.
 خواص فيلد Currency (ارز/پول): اين نوع از فيلد در واقع زيرمجموعه اي از داده نوع عدد مي باشد كه خصوصيات آن مانند داده از نوع عدد مي باشد ولي بايد براي ايجاد داده از نوع ارز از قسمت Format مورد Currency انتخاب شود.
 خواص فيلد از نوع Auto Number(عدد خودكار): در زير هر يك از موارد و خصوصيات داده از نوع عدد خودكار شرح داده شده است:
Fielg Size(اندازه فيلد): اگر مي خواهيد به صورت پيش فرض از اين نوع داده استفاده كنيد از ليت باز شده Long Integer را انتخاب كنيد ولي اگر مي خواهيد از پايگاه داده تكرار شونده استفاده شود بايد Replication ID انتخاب شود.
&nbspNew Values(مقادير جديد): بايد تعيين كنيد كه اكسس اعدادي را كه در اين فيلد قرار مي دهد از نوع Increment(به صورت افزايشي) يا از نوع Ran_dom(به صورت تصادفي) باشد. Format(شكل): ليست موجود در اين بخش از خصوصيات فيلد درست مانند داده از نوع عدد مي باشد كه مي توانيد مانند آن يكي از مقدارهاي موجود را انتخاب كنيد.)

ديگر خصوصيات موجود در اين نوع داده در بالا ذكر شده كه از تكرار كردن آنها اجتناب مي كنيم.
 خواص فيلد Yes/No(بلي/خير): هر يك از خصوصيات اين فيلد در زير تشريح شده است و طبق معمول از تكرار اجتناب كرده ايم:

&nbspFormat(شكل): براي اينكه نحوه نمايش فيلد براي اكسس مشخص شود يكي از حالات Yes/No(بلي يا خير), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را مي توانيد انتخاب كنيد. 
خواص فيلد شي OLE : خواص موجود در اين نوع از فيلد كه دو مورد مي باشد در قسمتهاي ديگر اين درس ذكر شده كه بسيار ساده و پيش پا افتاده مي باشد. خواص فيلد از نوع Hyperlink(ابرمتن): خاصيتهاي موجود براي اين نوع از داده همانند خواص موجود براي داده از نوع Text(متن) مي باشد كه من ضرورتي در تكرار موارد ساده اي مانند اين نمي بينم. خواص فيلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر): داده از نوع Lookwizard جادوگري را به كار مي اندازد كه شما با طي مراحل اين جادوگر و انتخاب جدول و فيلدهاي جدولهايي كه انتخاب كرده ايد و مي خواهيد داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل كاربر نشان داده شود خصوصيات متفاوتي را براي شما نمايان مي كند.(توجه كنيد كه براي استفاده از جادوگر جستجو قبلا بايد جدولي داشته باشيد كه داده ها از آن استخراج شده و در اين قسمت قرار داده شود پس اول جدولي حاوي داده هايي كه مي خواهيد در ليست قرار داده شود ايجاد كرده وسپس از جادوگر استفاده كنيد). بعد از طي مراحل جادوگر و ايجاد آن شما مي توانيد بر روي شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصيات فيلد كليك كرده تا خصوصيات مربوط به جادوگر طراحي شده براي شما نمايان شود در زير هر يك از اين خصوصيات موجود تشريح شده است:

 Display Control(كنترل نمايش داده شده): اين خاصه مشخص مي كند كه در هنگام دريافت اطلاعات در حالت نمايشي Datasheet چه كنترلي در اين فيلد اعمال شود ليست موجود در اين قسمت حاوي Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه ليست شده), Combo Box(جعبه تركيب) مي باشد. Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص كننده جايي است كه داده از آن منشا مي گيرد. گزينه هاي ممكن عبارتند از Table/Query(جدول يا بازجست), Value List( داده هايي كه وارد مي كنيد), Field list(فهرستي از فيلدهاي يك جدول يا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): مي تواند يك جدول يا بازجست يا معمولا يم عبارت SQL باشد. از شنيدن عبارت SQL مضطرب نشويد نمايشش شايد به چشم گيج كننده برسد اما در واقع همان چيزي است كه هنگام ايجاد بازجست آنرا مي سازيد. پس زياد اين قسمت از خصوصيات را دستكاري نكنيد تا با آن بيشتر آشنا شويد.
Bound Column(ستون مقيد): ستوني از List Box يا Combo Box است كه قبلا انتخاب شده است و اين فيلد داده هاي نمايش را از آن برمي دارد.
&nbspColumn Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهاي ماخذ سطري است كه مي خواهيد نمايش داده شود.
&nbspColumn Heads(عناوين ستونها): تعيين مي كند كه آيا براي ستونها عنواني نيز نمايش داده شود يا نه.
&nbspColumn width(پهناي ستونها): پهناي هر يك از ستونها را بر حسب سانتيمتر نشان مي دهد كه با ويرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): اين خصوصيت همانطور كه از نامش پيدا است تعداد ستونها نمايش داده شده را تعيين مي كند. List Width(پهناي فهرست): پهناي كلي Combo Box يا List Box را مشخص مي كند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص مي كند كه آيا كاربر بايد از فهرست انتخاب كند يا اين كه مي تواند مقادير مورد نظرش را نيز وارد كند.  Lookup Wizard قابليتي جالب است, اين قابليت ابزار قدرتمند و سودمندي است. هر چند تا زماني كه قدري با اكسس كار نكنيد از اين فهرستها در جدول استفاده نخواهيد كرد, ليكن هنگامي كه آماده استفاده از آن شديد متوجه خواهيد شد كه كار با آنها ساده است. خواص جستجو: در قسمت خصوصيات فيلد سربرگ ديگري به نام Lookup وجود دارد كه آنرا مي توانيد براي بعضي از نوع داده ها تنظيم كنيد نه براي همه و كار با اين سربرگ بسيار ساده و راحت است و تمامي موارد موجود در آن را توضيح داده ايم وشما در كار كردن با آن كه بسيار كم به آن احتياج خواهيد داشت مشكلي نخواهيد داشت. ذخيره كردن جدول: در هنگام طراحي جدول حتما به خاطر داشته باشيد كه كليد اصلي را در آن ايجاد كنيد يا به عبارت ديگر بهتر است قبل از هر كاري كليد اصلي را در ابتداي جدول ايجاد كنيد. اما بعد از اينكه جدول خود را به طور كامل تعريف كرديدبايد آنرا ذخيره كنيد. براي اين كار مي توانيد با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول كنيد و هنگام سوال كردن از شما مبني بر ذخيره جدول آنرا تائيد كرده و نامي را كه در نظر داريد به جدول خود اختصاص دهيد. پس از اين كار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا مي توانيد در ميان فهرست جداول موجود ببينيد. حالا شما قادر به طراحي جداول مي باشيد هرچند كه پيچيده باشند و به مرور زمان در اين كار استاد خواهيد شد. حال كه شما مي توانيد اولين شي موجود در پايگاه داده خود را ايجاد كنيد پس اقدام به اينكار كرده و چندين جدول را براي برنامه خود ايجاد كنيد كار زيبا و لذت آوري است. در درس آتي به نحوه وارد كردن داده هاي در جدول ايجاد شده خواهيم پرداخت پس تا درس آتي جداول خود را ايجاد كرده باشيد تا در وارد كردن داده ها دچار مشكل خاصي نشويد. ورود داده ها به جدول حال كه در سه درس قبلي با طراحي جداول در اكسس آشنا شديد و موفق شديد كه اولين جدول خود را طراحي و در پايگاه داده قرار دهيد موقع آن رسيده است كه از جداول طراحي شده توسط خودتان استفاده كامل را ببريد يعني داده ها خود را براي نگهداري و انجام عمليات در جداول خود وارد كنيد و اين موضوع يعني وارد كردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس اين جلسه مي باشد. در ادامه اين درس به بررسي راه كارهاي موجود براي وارد كردن اطلاعات در جدول هاي طراحي شده خواهيم پرداخت. شايد ساده ترين و پركاربردترين راه براي ورود داده ها, استفاده از حالت نمايشي Datasheet يا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه كاركردن با برنامه هايي مانند Microsoft Excel را داشته باشيد حتما تشابه بسيار بين اين برنامه و حالت نمايشي Datasheet خواهيد ديد. با استفاده از حالت نمايشي Datasheet به راحتي مي توانيد مقادير را در سطرها (ركوردها) و ستونهاي (فيلدها) جدول وارد كنيد.در اين حالت نمايشي با ورود مقادير در سطرها و ستونها در واقع ركوردها و فيلدهاي جدول را پر مي كنيد. علاوه بر ورود داده هاي جديد هنگامي كه خطايي در داده وارد شده مشاهده كنيد يا وقتي بخواهيد مقادير را تغيير دهيد با يد داده هاي موجود را اصلاح كنيد. اكسس براي جستجو و اصلاح محتواي جدول ها, در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي اصلاحي متعددي دارد. حالت نمايشي Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, مي تواند در ميان داده هاي مورد نظر جستجو كند. مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول : هنگامي كه با استفاده از حالت Design جدولي ايجاد كرديد براي ورود داده ها به آن آمادگي خواهيد داشت. پس اگر جدولي طراحي نكرده ايد يك جدول طراحي كنيد و اگر جدولي از پيش طراحي شده داريد مراحل زير را طي كنيد: 1) از ليست جدولهاي موجود جدولي را كه مي خواهيد داده ها را در آن وارد كنيد انتخاب كنيد, براي اينكار كافي است بر روي نام جدول موردنظر يك بار كليك كنيد. 2)براي باز كردن جدول روي كليد Open كليك كنيد. اكسس جدول را در حالت نمايشي Datasheet نمايش مي دهد. اگر اولين دفعه باشد كه اقدام به وارد كردن داده در جدول موردنظر مي كنيد جدول به صورت خالي ظاهر مي شود ولي اگر داده اي قبلا در آن وارد كرده باشيد داده هاي موجود نيز نشان داده خواهند شد. توجه: اگر قصد داشته باشيد كه تغييري در ساختار جدول ايجاد كنيد بايد بر روي دكمه Design كليك كنيد تا بتوانيد قسمتهاي موردنظر خود را تغيير داده يا فيلدهاي جديد خود را به آن اضافه كنيد( در اين مورد به صورت مفصل قبلا صحبت كرده ايم) هنگامي كه براي اولين بار حالت نمايشي Datasheet ظاهر مي شود, اكسس نشانگر را در ابتداي نخستين فيلد در نخستين ركورد قرار مي دهد. ورود داده ها در جدول : به طور حتم تا حالا متوجه شده ايد كه براي وارد كردن داده ها در جدول به مهارت خاصي نياز نداريد. شروع به وارد كردن نخستين مقدار در جدول كنيد تا اكسس آنرا از شما قبول كند. با استفاده از تمامي كليدهاي صفحه كليد مي توانيد به راحتي داده ها را در جدول وارد كرده و بين فيلدها و ركوردهاي مختلف گشت بزنيد. توجه: اگر براي فيلدي خصوصيات ويژه اي را تعريف كرده باشيد بايد مطابق با آن عمل كنيد. مثلا اگر طول فيلي را 12 كاراكتر تعيين كرده باشيد, اكسس فقط امكان ورود 12 كاراكتر را به شما خواهد داد. اگر توجه كرده باشيد متوجه مي شويد كه هنگامي كه شما شروع به وارد كردن اولين مقدار در نخستين فيلد ركورد كرديد, اكسس به طور خودكار ركورد خالي بعدي را ايجاد مي كند. بدين ترتيب مي توانيد پس از اتمام ورود داده در اولين ركورد به ركورد بعدي برويد. همچنين اگر دقت كنيد ستاره اي را در ابتداي ركورد خالي مي بينيد اين ستاره به اين معنا است كه ركورد جديد بوده و خالي نمي باشد. اگر در اين ركورد جديد داده اي وارد نكنيد اكسس آن را در جدول ذخيره نخواهد كرد. يكي از راههاي متداول حدكت كردن در بين فيلدهاي جدول استفاده از كليد Tab است اگر كليد Tab را فشار بدهيد به فيلد بعدي موجود در جدول مي رويد و همچنين اگر Shift+Tab را فشار دهيد به فيلد قبلي موجود در جدول هدايت خواهيد شد. همچنين مي توانيد با اشاره گر ماوس بر روي فيلد مورد نظر كليك كرده و اقدام به ورود داده كنيد. همواره نيم نگاهي هم به ميله وضعيت در پايين پنجره حالت نمايشي Datasheet داشته باشيد. وقتي كه داده ها را در فيلدهاي جدولي وارد مي كنيد ميله وضعيت توضيحي در باره آن فيلد مي دهد. در واقع اين توضيح همان توضيحي است كه شما در هنگام طراحي جدول در قسمت Description (شرح) فيلد واردكرده ايد و حال براي اطلاع كاربر در ميله وضعيت نشان داده مي شود. مثلا اگر در قسمت Description فيلد نام متن نام كامل خود را وارد كنيد را وارد كرده باشيد هنگامي كه كاربر مي خواهد اين فيلد را در جدول پر كند در ميله وضعيت عبارت نام كامل خود را وارد كنيد را مي بيند. توجه: در ابتداي ركوردي كه در حال ورود داده يا اصلاح آن هستيد شكلك مداد نمايش داده مي شود. توجه كنيد هنگامي كه تمامي فيلدهاي يك ركورد را پر كرديد و به ركورد بعدي رفتيد اكسس به طور خودكار ركورد را ذخيره مي كند. در اين صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غير قابل پيش بيني شما حداقل اطلاعات را از دست خواهيد داد. ولي چنانچه مايل هستيد به صورت دستي در ميانهاي وارد كردن داده ها در يك ركورد آن ركورد را ذخيره كنيد مي توانيد از كليدهاي Shift+Enter استفاده كنيد. اصلاح فيلدهاي جدول : در اكسس تغيير داده هاي وارد شده بسيار آسان است. فقط كافي است كه با استفاده از كليدهاي Tab و Shift+Tab يا با بهره گيري از ماوس به فيلد مورد نظر خود برويد تا اكسس تمامي محتويات آن فيلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال مي توانيد اقدام به ورود داده جديد در آن فيلد بكنيد. فقط دقت كنيد چون تمامي محتويات فيلد به حالت پررنگ است داده جديد جايگزين آنها خواهد شد.
توجه: اكسس در ابتداي ركوردي كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار مي دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جديد)علامتهاي متداول جدول است. اگر قصد نداريد كه تمامي محتويات فيلد را پاك كنيد كافي است كليد F2 را فشار دهيد تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدين ترتيب داده جديد به داده قبلي در همان فيلد اضافه مي شود.در واقع با زدن كليد F2 به حالت اصلاح وارد مي شويد.البته توجه كنيد كه با استفاده از ماوس مي توانيد در هرجايي از فيلد تغييرات لازم را بدهيد و استفاده از ماوس در اين كارها به مراتب راحتتر از صفحه كليد است. در اينجا ذكر اين نكته را ضروري مي بينم شما مي توانيد از كليدهاي صفحه كليد تمامي بهره را ببريد و همه كليدها به طوري كه در برنامه هاي ديگر مانند ورد عمل مي كنند در اينجا نيز عمل خواهند كرد. همچنين شما مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Copy و Paste از منو Edit محتواي يك فيلد را در فيلد ديگري كپي كنيد اين عمل درست مانند عمل كپي و الصاق در برنامه هاي واژه پرداز مانند Word مي باشد و عملكرد آن بسيار ساده و آسان است. استفاده از ميله ابزار حالت نمايشي Datasheet هنگام استفاده از حالت نمايشي Datasheet ميله ابزار مي تواند بسيار سودمند باشد. همانطور كه چندين بار نيز گفته ام اكسس در انجام فعاليتهاي مختلف ميله ابزار را تغيير مي دهد. در شكل 111 در زير شما مي توانيد با ميله ابزار اين پنجره آشنا شويد. حتما سعي كنيد تمامي امكانات ميله ابزار را به خاطر بسپاريد كه در مواقعي به آنها احتياج خواهيد داشت.يكي از كاربردهاي مفيد ميله ابزار دكمه view اولين دكمه موجود در اين ميله است كه با فشار دادن آن مي توانيد در بين حالتهاي نمايشي Datasheet و Design حركت كنيد. كنترل بر روي ركوردهاي زياد: فرض كنيد بخواهيد به جدولي كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهاي جديد را اضافه كنيد.ممكن است ركوردهاي جديد شما را گيج كنند و يا تشخيص ركوردهاي جديد دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهاي جديد مي توانيد تمامي ركوردهاي پيشين را مخفي كنيد.براي اين كار كافي است از منو Records گزينه Data Entry را انتخاب كنيد اكسس بجز ركوردهايي كه به تازگي وارد شده, باقي را از ديد شما پنهان مي كند. در اين هنگام وقتي شما داده هاي جديد را وارد مي كنيد اكسس فقط ركوردهاي جديدي را كه وارد كرده ايد نمايش مي دهد.در واقع تمامي ركوردها در جدول وجود دارند ولي اكسس آنها را پنهان مي كند. براي بازگشت به وضعيت نمايش تمامي ركوردها مي توانيد از منو Records گزينه Remove File/Sort را انتخاب كنيد. در اين صورت اكسس تمامي ركوردهاي جدول را نشان مي دهد. جدولهاي پايگاه داده ممكن است بسيار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار يك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پايگاه داده ثبت شده اند. براي حركت در جدولهاي بزرگ بجاي استفاده از كليدهاي صفحه كليد مي توانيد از منو Edit گزينه Goto را انتخاب كنيدتا ليستي باز شود كه به شما امكان رفتن به اولين ركورد, آخرين ركورد, ركورد قبلي يا بعدي در جدول را مي دهد.همچنين اگر از ليست باز شده گزينه New را انتخاب كنيد اكسس يك راست به ركورد جديدي در انتهاي جدول مي رود. در واقع اين ليست Goto درست مانند دكمه هاي حركت در زير پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كرديم. در اين دكمه شما مي توانيد با تايپ شماره ركورد مورد نظر يك راست به آن ركورد برويد. مثلا اگر در جدولي قصد رفتن به ركورد 1363 را داريد كافي است كليد F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنيد تا اكسس به آن ركورد رجوع كند.(البته در درس آتي جستجوي داده هاي معين توضيح داده خواهد شد) حتما همگي با كاربرد دكمه Undo آشنا هستيد در واقع اين دكمه زماني به كار مي رود كه هنگام وارد كردن داده در يك فيلد متوجه شديد كه اشتباهي رخ داده است و قصد داريد داده هاي قبلي فيلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از ميله ابزار يا فشار كليد Esc از صفحه كليد اين عمل به راحتي انجام مي شود.
 ورود داده هاي غير متني: در اكثر فيلدهاي پايگاه داده شما نوع داده ذخيره شده در آن را قبلا در طراحي جدول تعيين كرده ايد مثلا فيلدي را از نوع متن و ديگري را از نوع عدد تعيين كرده ايد اگر در هنگام ورود داده مثلا در فيلدي از نوع عدد بخواهيد متن وارد كنيد اكسس پيغام خطايي به شما نشان مي دهد و اجازه اين كار به شما داده نخواهد شد. درست است كه تعداد فيلدهايي كه به غير از نوع متن و عدد هستند بسيار كم است ولي به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستيم بعضي از اين انواع داده ها روشي خاصي را براي وارد كردن داده مي طلبند كه به آنها مي پرازيم: ورود داده در فيلدي از نوع Memo : همانطور كه در دروس پيش نيز ذكر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن مي تواند مقدار كاراكتر بيشتري را در خود نگهداري كند يعني چيزي حدود 64000 كاراكتر. اكسس براي كار با اين متن بزرگتر ابزار خاصي را در نظر گرفته است. توجه: در حالت نمايشي Datasheet ابزارهاي ورود داده براي فيلدهاي از نوع Memo ضعيف است. فرمها و پنجره هاي محاوره(درون برنامه), قابليتهاي بهتري براي اين كار فراهم مي كنند. معمولا در هنگامي كه در يك فيلد از نوع Memo قصد ورود داده اي را داشته باشيم روي آن Zoom مي كنيم براي اين كار كافي از كليدهاي shift+F2 را فشار دهيد. كاركرد اين پنجره zoom به طرز خاصي تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهيد پس از پايان يك پاراگراف در فيلد Memo يك پاراگراف ديگر را شروع به تايپ كنيدبايد به جاي Enter كليدهاي ctrl+Enter را فشار دهيد. تا اكسس نشانگر را به خط جديد ببرد. اگر براي ورود داده ها از فرم استفاده كنيد فرم قادر خواهد بود تا تمامي فيلد Memo را در يك لحظه نمايش دهد و به شما امكان مي دهد تا به راحتي و بسيار طبيعي تر در فيلد از نوع Memo گردش كنيد.(البته بعدا در مورد فرمها به طور مفصل صحبت خواهيم كرد.) ورود داده در فيلدي از نوع Data/Time (تاريخ/زمان): در ورود داده در اين نوع فيلد بايد توجه كنيد كه شما در هنگام ايجاد پايگاه داده براي ورود داده در اين فيلد چه شكلي را انتخاب كرده ايد پس بايد بر اساس همان شكل انتخابي داده ها را وارد كنيد. واضح است كه در اين نوع فيلدها هم تاريخ و هم زمان را مي توانيد وارد كنيد يا يكي را وارد كنيد. براي درج تاريخ سيستمي خود در اين نوع فيلد (يعني تاريخ حال) كافي است دكمه هاي +Ctrl را فشار دهيد تا تاريخ موجود در سيستم در فيلد وارد شود.
ورود داده در فيلدي از نوع Yes/No (بلي/خير): اگر داده اي از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشيد به جاي آن يك جعبه انتخابي را خواهيد ديد كه اگر جعبه را انتخاب كنيد در واقع Yes و اگر انتخاب نكنيد در واقع No را برگزيده ايد. براي انتخاب جعبه هاي انتخابي يا بايد از ماوس استفاده كنيد يا اينكه كليد SpaceBar را از صفحه كليد فشار دهيد.
 ورود داده در فيلدي از نوع OLE: اگر بخواهيد داده هاي نرم افزارهاي ديگر را در اكسس ذخيره كنيد (مانند عكس,صوت,فيلم و غيره) بايد داده اي از نوع OLE ايجاد كرده باشيد نحوه ايجاد اين نوع داده در دروس پيش گفته شده است. براي وارد كردن اين نوع داده نمي توانيد از صفحه كليد استفاده كنيد پس بايد روش مخصوصي را طي كنيد. براي قرار دادن شي از نوع OLE ابتدا بايد مكان شي OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب كنيد بعد از منو Insert گزينه Object را انتخاب كنيد تا پنجره اي باز شود. اين پنجره راه ورود داده هاي ديگر در اكسس است. در اين پنجره دو انتخاب وجود دارد يكي استفاده از نرم افزارهاي گوناگون براي ايجاد فايل مورد نظر(Create New) و ديگري استفاده از فايلهايي كه قبلا ايجاد و روي هارد ذخيره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول استفاده كنيد يعني قصد داشته باشيد با استفاده از نرم افزاري ديگر اقدام به ايجاد فايل خود كنيد با انتخاب گزينه Create Now از ليست كناري آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب كنيد و بر روي OK كليك كنيد تا نرم افزار باز شود و شي جديد ايجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop براي ذخيره يك فايل فوتوشاپ در پايگاه داده) ولي اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار مي دهيدهرچند كه پيشنهاد من استفاده از مورد قبل است بايد گزينه Create form file را انتخاب كنيد تا كادري در مقابل شما ايجاد شود. با كليك روي دكمه Browse اقدام به انتخاب فايل موردنظر كنيد. توجه كنيد كه اكسس نمي تواند در حالت نمايشي Datasheet شي از نوع OLE را نمايش دهد و فقط به ذكر يك نام در مورد آن بسنده مي كند مانند Bitmap Image ولي با استفاده از فرمها يا گزارشها مي توان موضوع OLE را نمايش داد. درس ورود داده ها در جدول هم به پايان رسيد. اميدواريم اين مبحث براي شما مفيد بوده باشد. در درس آتي در مورد جستجو و ديگر موارد لازم در كار با داده ها صحبت خواهيم كرد.